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Des outils pour mieux classer et ordonner ses documents surtout en ce temps des impôts 2015

06 mars 2015
Des outils pour mieux classer et ordonner ses documents surtout en ce temps des impôts 2015

Bonjour saison de l’impôt 2015

Le temps des impôts n’est pas un temps de l’année auquel nous avons hâte. Particulièrement pour les entreprises; les impôts requièrent du temps supplémentaire, des efforts, et de la paperasse pour que tout soit bien compté sans rien oublier. Du travail supplémentaire s’ajoute du fait que plusieurs entreprises (et individus) à Montréal ne gardent pas leurs registres en ordre et à jour tout au long de l’année. Ceci rend le temps des impôts encore plus frustrant et difficile. Plusieurs des personnes en charges de ces documents et de l’information qui s’y rattache les conservent de façon désorganisée un peu partout dans le bureau… ou empilés dans une boîte à chaussure.

L’organisation élimine la frustration

La clé pour éliminer les sources de frustration est d’organiser votre information correctement. Si vous prenez l’habitude de classer les documents au fur et à mesure que vous les recevez, ça fera en sorte que votre bureau ne s’encombre pas et diminue le risque de perdre des informations importantes. L’information acheminée par voie électronique est facile à classer et à archiver dans les dossiers et sous-dossiers appropriés (n’oubliez pas de conserver des copies dans un fichier de sauvegarde), mais pour ce qui est des documents papiers vous aurez besoin de faire appel à un peu de stratégie et de bien choisir vos fournitures de bureau à Montréal! Nos experts en archivage recommandent les articles suivants afin de ranger et de classer vos documents et papiers.

1. Des cartables. Le cartable est difficile à battre pour son côté pratique, sa durabilité et sa facilité d’utilisation. Lorsque vous choisissez vos cartables, la première chose à regarder est la grosseur. Choisissez-les légèrement plus épais que la documentation que vous y rangerez, pour qu’il soit plus aisé de tourner les pages une fois qu’il sera rempli. Si vous avez des items plus grands que la taille standard, assurez-vous de vous procurer des cartables de format légal et des protecteurs de feuilles format légal. Il y a plusieurs sortes de cartables parmi lesquels choisir, mais l’expérience dicte les options suivantes pour les besoins de la période des impôts :  

2. Papeterie, fichiers expansibles et classeurs portatifs. Les bons vieux systèmes de classement sont aussi un excellent moyen d’organiser vos documents. Particulièrement si vos bureaux vous permettent de faire de l’archivage. Pour des raisons organisationnelles, il est préférable de conserver ces documents à l’écart des autres dossiers, donc faire l’acquisition d’un système d’archivage destiné à cet effet est une bonne idée. Selon la taille de votre entreprise (ou dans le cas d’un individu) vous pourriez avoir besoin seulement de petites solutions d’archivage telles que des pochettes expansibles ou même  d’un classeur portatif. Si vous avez besoin de plus d’information ou d’assistance pour choisir des fournitures de bureau à Montréal, demandez à l’un de nos experts en fournitures de bureau!

3. Intercalaires et boîtes de rangement. Les intercalaires alphabétiques sont les rois de l’organisation. Vous pouvez même les utiliser pour indiquer des périodes dans le mois afin d’organiser les reçus de dépenses mensuelles (les boîtes de rangement sont particulièrement efficaces dans ce cas-ci); ce qui est extrêmement pratique lorsqu’arrive le temps des impôts! Encore une fois, vous pouvez choisir dans un assortiment de modèles et de tailles, selon la quantité de documents que vous devez archiver :

Nos spécialistes en fournitures juridiques sont disponibles pour vous aider à choisir les meilleures fournitures de bureau à Montréal, vous conseiller sur la façon de mettre en place et d’organiser un système d’archivage et fournir des suggestions appropriées ou alternatives afin de simplifier votre saison des impôts 2015. Passez-nous un coup de fil aujourd’hui!

 

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