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Comment bien classer ses documents

27 avril 2018
Comment bien classer ses documents

Maintenant que vous avez acheté votre classeur, il est temps de mettre de l’ordre dans vos dossiers. Bien que chaque entreprise soit différente et nécessite par conséquent un système unique répondant à ses besoins, un système simple que tout le monde peut utiliser permettra d'économiser beaucoup de temps.

Avoir un système qui, non seulement fait gagner du temps en demandant aux employés de classer leurs propres documents, mais qui en plus les rends faciles d’accès est la meilleure façon de procéder.

 

Les systèmes

 

Trouver un système qui corresponde aux besoins de votre entreprise est assez simple. Il existe de nombreux systèmes, mais deux sont plus couramment utilisés. Une fois que vous avez décidé ce qui est le mieux pour votre entreprise et les employés qui vont l'utiliser, alors vous pouvez commencer à acheter vos fournitures.

 

Alphabétique

 

Comme son nom l'indique, ce système organise vos fichiers en fonction de leurs noms. C'est le système idéal pour une entreprise qui classe ses fichiers par noms, tels que les noms de clients, les noms de sociétés ou les noms de projets. Il suffit de classer vos dossiers en ordre alphabétique pour rendre le processus de recherche beaucoup plus rapide et efficace.

 

Numérique

 

Le classement par code ou par numéro est préférable pour les entreprises ou les départements qui traitent davantage avec des factures qu’avec des clients. Cela signifie que la recherche de documents commence toujours par un numéro de référence ou un numéro de compte plutôt que d'un nom.

 

Votre liste d'achats

 

Avant de commencer à organiser vos classeurs, vous devez d'abord vous assurer que vous avez les bonnes fournitures à votre disposition. Voici quelques fournitures dont vous aurez besoin, ainsi que quelques articles qui pourraient être extrêmement utiles.

 

Dossiers suspendus

 

Il est important de vous assurer d’acheter des dossiers suspendus de la taille correspondant aux dimensions des documents que vous avez à classer, mais aussi des dimensions de votre classeur. La taille la plus populaire est la taille légale, mais les dimensions dont vous avez besoin peuvent varier.

Suggestions de Crites et Riddell: Dossiers suspendus EasyView

 

Chemises à dossiers

 

La nécessité d’acheter des chemises à dossiers est évidente si vous prévoyez faire du classement. Venant dans plusieurs styles et couleurs, les chemises à dossiers les plus fréquemment utilisées sont celles à base de manille de taille légale.

Suggestions de Crites et de Riddell: Chemises à dossiers multisectionnelles Divide-It-Up

 

Porte étiquettes et fixateurs

 

Ajouter des onglets à vos dossiers est la meilleure manière de les retrouver rapidement et facilement. Ils sont utiles non seulement pour connaitre ce que le dossier contient, mais permettent aussi le classement adéquat de votre cabinet.

Suggestions de Crites et de Riddell: Onglets rigides moulés Reversaflex®

 

Autres considérations

 

D’autres articles qui seraient importants à garder à disposition sont une déchiqueteuse à papier et une étiqueteuse. Une déchiqueteuse est l’une des seules manières éprouvées de disposer en toute sécurité de documents importants. Une étiqueteuse, de son côté, vous fera gagner beaucoup de temps en n’ayant pas à tout écrire à la main.

 

Trucs et astuces

 

 

Documents inutiles

 

La première étape de l’organisation efficace d’un classeur est de vous assurer de l’utilité de chaque document. Des documents qui n’ont plus d’importance pour votre entreprise peuvent occuper beaucoup de place qui pourrait être libérée. Parmi les documents inutiles, on note:

• Les documents dupliqués

• Les factures de plus d'un an

• Les reçus bancaires et ATM

 

Fichiers trop remplis

 

Après un certain temps, les chemises à dossiers ont tendance à se remplir rapidement. Pour éviter tout encombrement susceptible de créer de la confusion ou de perturber l'ordre dans votre système de classement, envisagez d'utiliser plusieurs chemises de classement pour certains clients ou codes qui sont utilisés plus fréquemment. Cela permettra de conserver un classeur propre et organisé.

 

Numérisation

 

Réduisez la quantité de documents papier qui circulent dans le bureau en numérisant autant de documents que possible. Optez pour l'offre de factures électroniques à vos clients dans la mesure du possible, conservez les contrats et les rapports électroniques et utilisez le paiement en ligne plutôt que les chèques. Cela permettra de minimiser la quantité de papier et finalement libérer de l'espace dans votre classeur.

 

Maintenance

 

Garder un classeur à jour, sans encombrement et organisé peut sembler simple une fois que tout est mis en place. Cependant, une fois que plusieurs employés ont commencé à ajouter et à supprimer des dossiers, les choses peuvent se compliquer rapidement.

Pour éviter de devoir prendre du temps pour vous réorganiser, assurez-vous de faire un peu de maintenance mensuelle, trimestrielle et annuelle.

• La maintenance mensuelle nécessite de vous assurer que les documents sont dans les bons fichiers et que tout est toujours clair et lisible.

 

Le classement est une partie importante de l'organisation d’une entreprise efficace et productive. Du mobilier aux fournitures, chez Crites & Riddell, nous fournissons tout ce dont votre bureau a besoin. Pour obtenir tous les éléments de base nécessaires au bon déroulement de vos journées de travail, visitez notre boutique en ligne!

 

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