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Être bien organisé-2e partie : Exploitez au maximum votre système de classement

08 octobre 2013
Être bien organisé-2e partie : Exploitez au maximum votre système de classement

Prêt à mettre de l’ordre dans vos affaires? Maîtrisez votre système de classement comme jamais et ne perdez plus un seul document! Si vous avez lu l'article précèdent, vous êtes donc prêt pour la deuxième partie. Si ce n'est pas le cas, vous n'avez qu'à revenir un peu en arrière et lire la première partie de cet article afin de savoir comment trouver les points faibles de votre système de classement.
 

Un nouveau départ pour votre système de classement

Avant de débuter la réorganisation de vos classeurs ou de changer vos procédures de classement, vous devriez effectuer un grand ménage. Assignez à cette tâche une personne qui a une connaissance approfondie de votre entreprise et qui peut émettre de bons jugements sur ce qui doit être conservé ou jeté. D'ailleurs, n'oubliez pas que tout document contenant des renseignements personnels doivent être déchiquetés et  mis à la poubelle, on oublie le recyclage! Tout ce qui n'a pas servi durant la dernière année n'a  probablement pas besoin d'être gardé, à moins que ce soit des documents légaux.
 

Soyez prévoyant

En effet, la personne responsable du grand ménage doit aussi être au courant des obligations concernant la conservation des renseignements fiscaux et des documents juridiques. Certains fichiers doivent être gardés peu importe le nombre de fois que vous le consultez. Si une erreur est commise, vous pourriez être pris dans des situations indésirables.
 

Réduisez la circulation des documents

Avec vos employés, déterminez des procédures réduisant le nombre de manipulations de chaque dossier. Après quoi, il est immédiatement rangé au bon endroit. Cela évitera de pertes de temps et éliminera le risque d'égarer les documents.
 

Inscrivez une date sur vos dossiers

Déterminez une limite de temps de conservation appropriée pour vos dossiers selon la nature de votre entreprise. Si vous travaillez avec des dossiers de clients qui se transportent d'année en année, envisagez une deuxième série de classeurs que vous nommerez « archives ». Cela vous permettra d'éliminer les fiches inactives au fil du temps.
 

Chaque année, archivez vos dossiers

À la fin de chaque année, placez aux archives tous les fichiers ayant été inactifs durant cette dernière. Prévoyez deux sections dans votre classeur d'archives afin d'y inclure deux années consécutives. À la fin de chaque année, déchiquetez ou recyclez les documents de l'année précédente pour ensuite ajouter une nouvelle année et faites de même à chaque année.
 

Triez le courrier reçu

Une bonne partie du courriel reçu relève du publipostage, alors prenez soin de bien le trier! Attribuez la tâche à une personne minutieuse et ordonnée, demandez-lui de trier le courrier entrant chaque jour et d'écarter tout ce qui n'est pas pertinent pour votre entreprise. Si doute il y a, simplement remettre le tout à la personne appropriée. Une bonne règle ici est de lire le courrier;  si c'est utile, gardez-le, si ce n'est pas le cas, on jette. De plus, n'oubliez pas que de nos jours il est plutôt facile de trouver des informations sur le net.
 

Un classement quotidien

Ne laissez jamais de piles de dossiers sur votre bureau durant la nuit! Non seulement c'est désordonné, mais cela pourrait poser un sérieux problème en terme de sécurité pour votre entreprise. Prenez l'habitude de classer tous vos papiers à chaque jour. Choisissez un moment opportun qui convient à votre flux de travail au bureau et respectez-le. En fait, il est encore mieux d'avoir plusieurs moments de rangement au cours de la journée, surtout si vous traitez plusieurs dossiers. Avant l'heure du dîner et avant la fin de la journée sont évidemment deux plages horaires populaires qui fonctionnent très bien auprès des gens travaillant dans un bureau.
 

Assignez un spécialiste au classement

De façon générale, les gens sont étonnamment mal adroits dans le domaine du classement par ordre alphabétique. C'est d'ailleurs fâchant de ne pas pouvoir trouver un document du premier coup dû à son mauvais ordonnancement. Envisagez d'avoir une personne chargée de faire tout le classement au bureau. De cette façon, les choses resteront cohérentes et bien organisées et vous n'aurez qu'à vous référer à cette personne lorsque vous aurez besoin d'aide pour trouver quelque chose.
 
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