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Être bien organisé-1ère partie : Découvrez les points à améliorer de votre système de classement

26 septembre 2013
Être bien organisé-1ère partie : Découvrez les points à améliorer de votre système de classement

 

Si vous posséder un mobilier de bureau ergonomique, le bon matériel ainsi que les fournitures de bureau adéquates, vous êtes déjà à mi-chemin vers la réussite.L'autre moitié du parcours est de savoir comment les utiliser à bon escient!

 

Le cauchemar des classeurs

L'endroit le plus sujet à la désorganisation est probablement dans les classeurs. Peu de gens utilisent les bonnes méthodes pour maintenir leurs systèmes de classification propres et à l'ordre. Une bonne formation auprès des employés de bureau et des gestionnaires sur les pratiques et les méthodes les plus efficaces pour effectuer cette tâche vous permettra d'économiser temps et argent.

L'embauche d'un personnel qualifié et expérimenté peut grandement aider à remettre votre bureau en ordre, par contre ce n'est pas tout le monde qui a le budget pour embaucher de nouveaux employés. Il faut tout de même s'en occuper, car même le personnel le plus talentueux et qualifié a parfois des compétences en rangement atroces! Alors, que pouvez-vous faire pour remédier à cela?

Évaluez vos procédures actuelles

Vous faut-il recommencer à neuf? Déterminez le fonctionnement actuel, si cela est efficace pour votre entreprise, vous n'êtes pas obligé de repartir à zéro. Faites seulement un ménage et un réarrangement par catégories et codes de couleur. Par contre, si votre système comporte beaucoup de lacunes, vous pourriez décidez de repartir à neuf :


Posez-vous 5 questions

Prenez une minute pour évaluer votre situation en vous posant ces cinq questions simples :

  1. Est-ce que vous jetez 75 % de votre courrier entrant?
  2. Connaissez-vous toutes les procédures internes de classement?
  3. Consultez-vous vos documents plus d’une fois?
  4. Êtes-vous capables de trouver un document dans vos dossiers en 60 secondes?
  5. Connaissez-vous la destination exacte de chaque feuille de papier déposée sur votre bureau? 

 

Si vous avez répondu non à une ou plusieurs de ces questions, il y a matière à amélioration dans vos méthodes de classement. Vous devriez prendre le temps de redéfinir vos procédures internes d’archivage de l’ensemble de vos départements. Cet exercice vous fera économiser temps et argent dans le futur en vous évitant certains tracas. Ainsi, votre bureau sera bien organisé, du moins en matière de classement et de recherches de documents!

Prenez le temps de penser à comment vous pouvez mettre des procédures en place afin de remédier à l'une des situations décrites ci-dessus. Un peu de planification peut grandement vous aider dans l’organisation quotidienne de votre bureau. Souvent, un bon moment pour attaquer ce projet est après Noël lorsque tout est plus calme. Le tout dépend des périodes d’achalandages de l'entreprise; ainsi choisissez le moment le plus opportun pour vous. N'oubliez surtout pas de communiquer et de faire participer tous les membres de votre personnel pour vous assurer que le nouveau système est bien compris et utilisé.

 

Nous vous avons indiqué comment planifier l’implantation de procédures de classement efficaces s'appliquant à n'importe quel type de bureau d’affaires. Prêt à passer au niveau supérieur? Revenez plus tard afin de lire notre prochaine chronique: comment exploiter votre système de classement au maximum et obtenir de bons résultats.

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