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Comment procéder à l'inventaire des fournitures de bureau—Du nouveau pour entamer l’année

20 décembre 2013
Comment procéder à l'inventaire des fournitures de bureau—Du nouveau pour entamer l’année

La plupart des bureaux à Montréal gardent en réserve un volume considérable de fournitures de bureau utilisées quotidiennement par les employés. Les gestionnaires savent à quel point il est important de surveiller la quantité de fournitures de bureau disponible afin d’assurer une efficacité dans l’exécution des tâches courantes. Pour ce faire, un inventaire est absolument nécessaire! Cela vous évite des ruptures en fournitures de bureau et vous aide en plus à gérer avec précision le compte de dépenses en fournitures.
 
Le secret pour qu’un inventaire soit utile et efficace est de le mettre à jour régulièrement. Lisez attentivement les points ci-dessous afin de bien comprendre comment inventorier vos fournitures de bureau :
 
1. Faites le point sur les fournitures de bureau que vous possédez déjà. Il est important de créer une liste de tout ce que vous possédez afin de mieux pouvoir vous organiser, vous éviterez ainsi de gaspiller de l'argent pour l'achat d'éléments en double.
 
2. Ensuite, prenez le temps de bien organiser vos fournitures de bureau! Nous voilà à l’approche de la nouvelle année et c’est le moment idéal pour de nombreuses entreprises de s’adonner à des projets comme celui-ci, car trop souvent elles sont débordées au cours de l’année. Créez différentes sections par type d'approvisionnement et organisez votre espace de rangement en conséquence. Exemple: papier et enveloppes, reliures et classeurs, crayons etc.
 
3. Nous vous suggérons de créer un fichier Excel ou dans un programme similaire, si votre logiciel de comptabilité a une option pour gérer un inventaire, utilisez-la. Vous pouvez aussi faire votre inventaire de façon plus traditionnelle sur papier si votre entreprise est petite ou que le nombre fournitures de bureau est restreint.
 
4. Créez une page pour chaque type de fourniture, puis une liste de suivi pour chaque élément utilisé. Ensuite, mettez à jour le nombre d’objets dont vous disposez actuellement. Assurez-vous également qu’une colonne est disponible pour la date, vous pourrez alors suivre adéquatement l’utilisation de chaque fourniture.
 
5. Attribuez un « niveau de commande » à chaque élément de la liste. Ce nombre représentera le moment où il faudra commander ce type de fourniture. N’oubliez pas de prendre en considération le délai d'expédition jusqu'à réception. Par exemple, s’il faut une semaine de délai pour que le papier de votre photocopieuse soit livré et que vous en utilisez deux boîtes par semaine, vous devriez prévoir en commander avant en manquer. Effectuer un réapprovisionnement lorsqu’il vous reste que 4 boîtes garantirait que vous ne manqueriez jamais de papier car vous obtiendrez vos nouvelles boîtes à temps. Prenez le temps de faire les bons calculs et d’attribuer un numéro adéquat à chaque élément.
 
6. Veillez à ce que votre inventaire indique les commandes de fournitures de bureau en attente. Nous vous suggérons d'ajouter une colonne supplémentaire pour indiquer qu'un élément particulier est en commande, une fois reçu, mettez immédiatement à jour les totaux de votre inventaire.
 
Bien sûr, l’ensemble des points énumérés illustre un exemple simplifié d'un système d'inventaire de fournitures bureau. En ce qui concerne les grandes entreprises et celles plus complexes, il serait judicieux d’inclure plus de colonnes pour toutes informations complémentaires. Toutefois, le plus important est de n’assigner qu’une seule personne à cette tâche, elle s’occupera donc de suivre et de gérer votre inventaire.
 
Pour une livraison rapide des fournitures de bureau, Crites & Riddell possède un système de commande en ligne. Vous pouvez commander directement à partir du bureau et vous attendre à recevoir votre commande dès le lendemain pour la plupart des grands centres canadiens, il est aussi possible de demander une livraison express pour le jour même.
 
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