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Comment organiser vos fournitures de bureau

05 août 2013
Comment organiser vos fournitures de bureau

 

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place

Cette citation est tout à fait significative pour le rangement des fournitures de bureau. L'important est de mettre en place une procédure uniforme pour maintenir le matériel, l'équipement et les fournitures de bureau dans un espace qui leur est désigné. De cette façon, tout le monde sera en mesure de trouver exactement ce dont il a besoin, quand il en aura besoin.
 
Fini les pertes de temps lorsque que les employés sont à la recherche de papier, stylos, post-it ou la perforeuse. Gardez un oeil sur votre matériel et assurez-vous de ne manquer de rien. De plus, soyez certains que les procédures sont bien respectées pour que tout fonctionne pour le mieux sinon le contraire se produira et vous aurez fait tout ça pour rien.
 

Travailler en équipe!

Pour certaines personnes, être organisé est tout à fait naturel mais avouons-le, pour beaucoup d'autres ça ne l'est pas du tout! Alors pourquoi ne pas s'organiser et mettre quelques pratiques organisationnelles en place afin d'éviter le gaspillage de temps et d'argent?
 

Voici notre guide pour être bien organisé étape par étape : 

Première étape :
Assignez la tâche de trier les fournitures de bureau existantes à un employé. Il serait préférable de choisir une personne qui est naturellement bien organisée. N'attribuez pas cette tâche à quelqu'un qui n'a aucun talent pour cela, car vous finirez probablement avec un désordre et un employé frustré! Faites le point sur ce que vous avez déjà, ce que vous avez besoin et ce dont il faut se débarrasser. Pensez à recycler ou donner les fournitures que vous n'utilisez pas et libérez ainsi l'espace des trucs inutiles.
 
Deuxième étape :
Choisissez un lieu de stockage, un endroit peu passant mais central est toujours un excellent choix. Videz l'espace afin de pouvoir recommencer à neuf et assurez-vous qu'il y ait assez de place pour tout stocker, de cette façon tout sera à la vue. Deux bonnes idées à effectuer avant de commencer à réorganiser le tout sont d'installer des tablettes et un bon éclairage.
 
Troisième étape :
Achetez des bacs et casiers ainsi qu’autres outils organisationnels tels que des classeurs et dossiers suspendus pour stocker les documents, papier à en-tête, etc. Utiliser les casiers de rangement pour les petites fournitures de bureau comme les stylos, les trombones, les punaises ou les cartouches est idéal. Assurez-vous que vous disposez d’un stylo feutre ainsi que d’étiquettes.
 
Quatrième étape :
Réfléchissez à la façon d'organiser logiquement vos fournitures de bureau. Triez vos fournitures par catégories (imprimante, papier, électronique, stylos & crayons, etc.) et n’oubliez pas ceux qui sont le plus fréquemment utilisés. Les fournitures de bureau qui s’épuisent le plus rapidement doivent être placées à l'endroit le plus accessible. Si nécessaire, créez un espace de stockage pour les objets encombrants comme les rames de papier ou les fournitures d'emballage, mais veillez à être organisé afin que tout le monde sache exactement où tout se trouve.
 
Cinquième étape :
Mettez en place un système de suivi. De nombreuses raisons viennent appuyer la présence de ce système : minimiser les vols, faire le suivi de l'inventaire, réorganiser et budgéter le nécessaire, ainsi que pour vous assurer que vous ne manquez de rien! Cela peut être aussi simple qu'une feuille à signer accrochée à un presse-papier ou d’assigner une personne au suivi et à la distribution du matériel. Tout dépend de l'échelle de votre entreprise et de vos besoins individuels.
 
Le programme de comptes nationaux de Crites & Riddell s'intègre aisément avec les besoins d'approvisionnement de tous les secteurs de l’entreprise. Appelez-nous dès aujourd'hui pour savoir comment le suivi et la réception de vos fournitures de bureau peuvent être faciles!
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