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Choses à faire et à ne pas faire lorsque vous utilisez les technologies de votre salle de conférence

24 avril 2015
Choses à faire et à ne pas faire lorsque vous utilisez les technologies de votre salle de conférence

Technologie cloud pour salle de conférence

Pour faire une histoire courte, la technologie cloud est un système/service en ligne externe qui apporte à votre entreprise des services essentiels tels que la sauvegarde de données, de nombreux systèmes logiciels et options de communication. En raison de la nature du cloud computing, elle permet aux entreprises et organisations de plus petite taille d’avoir accès à certains produits qui ne serait pas accessibles autrement, telle que la technologie de vidéoconférence. Le coût pour l’installation, la gestion et l’utilisation d’un nouveau système de vidéoconférence est simplement trop important pour plusieurs entreprises, alors que l’accès à un outil de vidéoconférence qui fait appel à la technologie cloud ne l’est pas.

L’un des meilleurs exemples de technologie de vidéoconférence basée sur le cloud est Lifesize® Cloud disponible chez votre fournisseur d’articles de bureau à Montréal,  Crites & Riddell. Cette technologie apporte d’importants avantages tels que la possibilité de partager le contenu de votre ordinateur à distance, des comptes utilisateurs pour jusqu’à 50 comptes, la vidéo haute définition, l’accès à 25 connections par appel, une compatibilité avec tous les appareils mobiles, ordinateurs de bureau et tablettes; en plus du fait qu’elle peut être utilisée avec n’importe quelle plateforme (Mac, PC, etc.). Vous pouvez même avoir accès à cette technologie de salle de conférence dès maintenant et d’en faire l’essai gratuitement afin de constater si c’est le bon choix pour votre entreprise.

Mais avant de faire votre premier appel de vidéoconférence, lisez nos trucs afin d’éviter certaines des erreurs de vidéoconférence les plus courantes. Voici comment avoir l’air d’un pro:

Vérifiez votre connexion internet. On ne le dira jamais assez! Assurez-vous deux fois plutôt qu’une que votre connexion internet haute vitesse est fiable afin que la vidéoconférence soit facilitée. Des décalages et délais répétés, ou l’impossibilité de communiquer se solderont par un échec à coup sûr. Si vous faites affaire avec des professionnels, une connexion de piètre qualité risque de vous faire passer pour un amateur et causer des dommages à votre réputation.

Ne soyez pas narcissique. Nous savons que cela peut être difficile, mais assurez-vous de regarder directement la caméra, et non votre propre image dans l’écran (si votre système le montre)! C’est plus difficile que vous ne le croyez et nous avons naturellement tendance à regarder là où se trouve l’action; donc, si votre moniteur est une distraction, utilisez une caméra externe et abaissez votre écran. Une attention soutenue est la clé du succès de la vidéoconférence.

Passez en revue votre habillement et vos installations. C’est également la marque des professionnels. Assurez-vous que l’installation est nette et professionnelle et que vous êtes habillé convenablement. Si vous faites la vidéoconférence à partir de la maison, choisissez une pièce sans distractions ou encombrement. Assurez-vous également de vous habiller de façon professionnelle, comme si vous alliez au bureau pour une réunion.

N’ayez pas de conversations en sourdine en arrière-plan. En gros, ne faites pas de caucus… Alors qu’il peut s’avérer nécessaire de débattre rapidement à propos d’une idée alors que vous êtes en sourdine, utilisez votre temps et votre discrétion afin de ne discuter que des éléments qui sont absolument nécessaires au cours de l’appel. Il est préférable de mentionner que vous devez discuter de certains points avec votre équipe et de planifier une autre rencontre que d’avoir l’air de comploter pendant l’appel. Les gens, particulièrement ceux qui ont une bonne capacité d’écoute, le comprendront rapidement.

Planifiez votre conférence. Ayez un ordre du jour qui mentionne les points que vous souhaitez aborder ou ce que vous voulez accomplir. Ce n’est pas le bon endroit pour l’improvisation, à moins qu’il ne s’agisse d’une séance de brainstorming avec vos collègues les plus proches. De cette façon, avoir un cadre de travail souple pour votre séance fera des merveilles de productivité et vous donnera des résultats concrets et des idées distinctes.

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