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7 astuces pour tenir une réunion efficace

29 avril 2016
7 astuces pour tenir une réunion efficace

Durant une semaine de travail, vous avez probablement à assister à une ou plusieurs réunions. Alors que certaines d'entre elles sont très utiles et productives, d'autres peuvent s'avérer être absolument inefficaces. Souvent, les réunions durent beaucoup trop longtemps ou ne font qu'un survol rapide de tous les aspects et se terminent sans même avoir réglé quoi que ce soit. Parfois, il arrive aussi que les réunions ne semblent avoir aucun but précis ou encore que des collègues monopolisent le temps en parlant de sujets hors propos.

Le secret est d'avoir un bon meneur qui saura diriger les réunions et les mener à bon port. Même si tous les meneurs de réunion sont différents et que chacun a sa propre personnalité, ils ont tous plusieurs points en commun. Voici donc 7 habitudes que préconisent ces derniers :

  1. La réunion a un but spécifique

    Les meneurs de réunion efficaces font en sorte que chaque réunion ait un but spécifique. Cela permet non seulement de bien orienter la réunion, mais aussi de démontrer aux membres de l'équipe que leur temps est précieux et qu'ils n'assistent pas à une réunion sans but précis.
  2. Ils ont un ordre du jour

    Un bon leader  établit toujours un ordre du jour pour chaque réunion, sans quoi les réunions peuvent divaguer, se prolonger trop longtemps et ainsi faire perdre le temps des participants. Dans un ordre du jour, un bon meneur inscrit les sujets de discussion ainsi que le temps alloué à chacun et envoie le tout par courriel aux participants quelques heures avant la réunion.
  3. Ils ont l’œil sur l'horloge

    Les meilleurs meneurs sont ponctuels et respectueux du temps de leurs collègues. Ils commencent la réunion à l'heure et la terminent au moment prévu.
  4. Ils gardent le contrôle

    Nous avons tous déjà été à l'une de ces réunions interminables où une personne ne sait tout simplement pas garder le silence. Ce type de personne a toujours quelque chose à dire peu importe le sujet et habituellement elle prend rapidement contrôle de la réunion. Cependant, un meneur de réunion ne permettra pas que cette situation se produise et  avertira l'individu problématique de façon civilisée.
  5. Ils ne tolèrent pas les distractions

    Les courriels, les SMS et le web sont de grandes distractions au travail et le sont particulièrement lors d'une réunion. Un bon leader insistera pour que les participants ferment leurs appareils mobiles et les mettent à l'écart afin que la réunion puisse avoir lieu efficacement.
  6. Ils n'invitent que le personnel nécessaire

    Un bon meneur de réunion invitera seulement les individus ayant un réel besoin d'être présents. De cette façon, cette dernière se déroulera comme prévu puisque personne ne sera mal informé ou n'aura l'impression de perdre son temps.
  7. Ils gardent un suivi sur ce qui a été discuté

    La réunion est peut-être terminée, mais la question discutée est probablement un processus continu. Les bons leaders effectuent un suivi avec les membres de l'équipe pour faire en sorte que les responsabilités soient prises en charge. Le meneur sera également responsable de convoquer une autre réunion afin discuter et d'évaluer la progression du projet.

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