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5 conseils pour améliorer la productivité de vos réunions corporatives

05 juin 2015
5 conseils pour améliorer la productivité de vos réunions corporatives

Des réunions productives sont possibles

Vous vous êtes probablement aperçu qu’environ le quart des gens avec qui vous travaillez savent ce qu’ils font, et les autres tentent de faire de leur mieux. Alors que nous espérons que la direction implique les gens qui savent ce qu’ils font, cela n’est pas toujours le cas; particulièrement lors des réunions. De la pratique et des aptitudes de communications sont nécessaires pour organiser une réunion réussie aboutissant des résultats. D’autres facteurs, tels que le fait de posséder un mobilier de salle de conférence approprié peut simplifier vos réunions. Voici quelques conseils pour améliorer vos réunions.

Radotez encore et encore…  et encore  

L’une des principales raisons pourquoi les réunions deviennent des pertes de temps est que bien souvent, il n’y a pas d’objectif réel ou d’ordre du jour. Alors que les séances de brainstorming sont excellentes, cela peut se conclure en une perte de temps pour tout le monde s’ils ne restent pas orientés dans la bonne direction. Connaître et communiquer la raison de la réunion au début contribueront à entamer les choses du bon pied. Puis, selon la raison de la réunion, vous pourriez devoir ramener les choses à l’ordre ou vous détendre un peu pour terminer sur une note positive.

Rencontrez-vous dans un endroit bien équipé

Les salles de conférence et de réunion doivent être confortables, ergonomiques et soutenir les besoins des réunions. Assurez-vous que votre technologie de salle de conférence soit à jour et fonctionne bien; que le mobilier de salle de conférence soit confortable, que les gens puissent ajuster leurs chaises, etc. Du mobilier de salle de conférence usé, endommagé ou qui a besoin de réparations ne donnera pas le ton pour connaître le succès; rajeunissez votre salle de conférence au besoin.

Déterminez la durée

Un autre bon truc est d’établir une durée. Souvent, les génies créatifs sortent lorsqu’ils sont sous pression. Cela contribuera également à couper dans les divagations de votre voisin de table qui adore entendre le son de sa voix. Cela encouragera également les gens à s’exprimer et à faire sortir leurs idées au lieu qu’ils ne fassent simplement que s’asseoir passivement.  Alors qu’il n’y a pas de limite de temps magique, ne perdez pas de vue les limitations humaines d’être assis sans bouger et de porter attention sur de longues périodes. Si cela signifie de tenir la réunion en deux parties, faites-le.

Assignez chacune des tâches

Voici un petit irritant quand même sérieux lorsqu’il est question des initiatives qui n’ont pas été complétées : l’absence de responsabilité. Assignez une tâche à quelqu’un. Cette personne sera responsable de prendre en charge la tâche en question. Déléguer des responsabilités d’un commun accord signifie que quelqu’un est maintenant en charge de faire ce dont il a été discuté, ou de ne pas le faire. Il y a de fortes chances que les gens feront ce qu’ils ont à faire.    

Interdisez les gadgets

Alors que nous menons nos vies à partir de la paume de notre main, le temps des réunions en est un pendant lequel il vaut la peine d’éteindre les gadgets. Bien sûr, quelqu’un peut prendre des notes sur un ordinateur portable, ou quelqu’un en charge du projecteur ou des trouvailles de recherche; mais il est préférable de demander aux gens de laisser leurs téléphones et gadgets personnels à leur bureau. Il est inévitable que ces derniers vont distraire quelqu’un à un moment ou à un autre.

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